Blog

Een interview is binnen Best Value Procurement belangrijk. Uit verschillende aanbestedingen (Best Value Aanpak) kreeg ik signalen dat geïnterviewden het interview onprettig vonden en niet het gevoel hadden hun expertise te kunnen tonen tijdens het interview. Bij doorvragen waren de meest gehoorde klachten: zeer formele opstelling van de interviewers, geen toelichtingen op de vraag als geïnterviewden aangaven dat de vraag niet goed werd begrepen, het werken met een standaard set vragen die niet waren afgestemd op de specifieke functie van de geïnterviewden. Gevolg: inschrijvende partijen die het interview als instrument in twijfel trekken of zelfs als ongeschikt afwijzen. Maar ook geïnterviewden die aangeven dat ze zich niet meer laten lenen hiervoor. Het zou heel jammer zijn als het interview zo’n negatieve lading zou krijgen omdat het door opdrachtgevers en ook inschrijvers wel als een effectief instrument wordt gezien in de selectie van de beste partij. Maar laten we naar de basis gaan: waarom een interview? Binnen Best Value Procurement is het interview een belangrijk instrument in de selectie van de opdrachtnemer met de meeste expertise. Bij een Best Value selectieproces wil de opdrachtgever informatie krijgen over zijn toekomstige opdrachtnemer zodat hij een voorspelling kan doen of het project/opdracht succesvol zal worden uitgevoerd door een opdrachtnemer. De mensen die een dergelijk project gaan dragen bij de opdrachtnemer (sleutelfunctionarissen) maken daarbij het verschil. Reden om ook van de in te zetten sleutelfunctionarissen informatie te krijgen. Het interview heeft twee doelen: Vaststellen of de geïnterviewde over de expertise beschikt om vanuit zijn functie het project goed te managen; Vaststellen of de geïnterviewde het project doorgrondt. Een interview zal dus zo moeten worden gedaan dat je deze informatie ook naar boven krijgt. Laten we ons eerst verplaatsen in de geïnterviewde, hij of zij is tenslotte degene die beschikt over deze informatie. Als geïnterviewde zit je niet ontspannen in een interview, het is geen dagelijkse bezigheid en er hangt veel vanaf. Je zit in een opstelling met een aantal beoordelaars en als je het ‘verkloot’ dan heb je daar niet alleen zelf last van maar ook je bedrijf. Het interview wordt ook nog eens opgenomen en iedereen kan achteraf nalezen hoe je het gedaan hebt in de beoordeling van je interview. Kortom: de geïnterviewde staat onder druk. Vaak zie je dat een geïnterviewde overgeconcentreerd is waardoor hij/zij vaak te snel antwoord geeft en een vraag verkeerd interpreteert of maar deels beantwoord. "De vraagstelling was zo vaag en abstract, dat ik bij meerdere vragen aan het zoeken was wat nu een passend antwoord zou zijn op de vraag" Dat wordt versterkt als er dan in een interview abstracte vragen worden gesteld zoals: ‘In hoeverre is de scope in verhouding met gestelde doelen?’ (laat die maar eens 10 seconden op je inwerken en bedenk dan of deze vraag éénduidig te interpreteren is….). Als er vervolgens ook nog geen uitleg wordt gegeven als de geïnterviewde vraagt hoe de vraag bedoeld was, dan hou je als opdrachtgever geen rekening met de gemoedstoestand van je geïnterviewde. Wat gaat hier nu mis? Dit soort interviews stellen de geïnterviewde niet in staat om te laten zien dat hij/zij de expert is waarnaar de opdrachtgever op zoek is. Zoals gesteld: de geïnterviewde staat onder druk en is vaak overgeconcentreerd. In zo’n geval zal een formele opstelling, het stellen van (meerdere) abstracte vragen en het weigeren van een verduidelijking van de vraag, het stressniveau alleen maar verhogen en bij menigeen zal dat de tandwielen doen vastlopen. Daarmee stellen we alleen maar vast of iemand goed is in interviews en in staat is om abstracte vragen te beantwoorden (en toevallig die vragen goed interpreteert). Dan wordt het teveel een truc en dat kan niet de bedoeling zijn, een sleutelfunctionaris die het niet gewend is om interviews te doen, moet in staat worden gesteld op een normale wijze zijn expertise aan te tonen en te onderbouwen. Dit kan beter ! Eerst terug naar de pijlers van Best Value, met een aantal vragen: Zijn formeel en abstract geformuleerde vragen ‘win-win’? Is het niet verduidelijken van de vraag ‘transparant’? Is het ‘no control’ door te stellen ‘dat de geïnterviewde de vraag maar moet begrijpen en hij daar zelf voor verantwoordelijk is’? Getuigt het van ‘niet silo denken’ door vragen te stellen (en vervolgens niet te verduidelijken) die door geïnterviewden ‘vaag en formeel’ genoemd worden? Volgens mij is dit vier keer ‘nee’. Waarmee ik, op basis van logica, op de volgende aanbevelingen kom: Stel simpele vragen: als je van een geïnterviewde korte, bondige, SMART geformuleerde en simpele antwoorden verwacht, dan is het logisch dat je zelf SMART geformuleerde en simpele vragen stelt. Dus in plaats van ‘In hoeverre is de scope in verhouding met gestelde doelen?’ de volgende vraag: ‘kunt u uitleggen hoe uw met uw aanpak de doelstellingen kunt invullen’ of ‘wat heeft u nog specifiek in uw aanpak opgenomen voor doelstelling X?’. Vraag door: als de geïnterviewde onvoldoende concreet wordt in het eerste antwoord, stel je als interviewer een hulpvraag ‘kunt u dat concretiseren?’ of een verdiepingsvraag. Verduidelijk: als de geïnterviewde vraagt hoe hij de vraag moet interpreteren, dan verduidelijk je de vraag. Een interviewer moet dus ook weten welke informatie de opdrachtgever zoekt met een bepaalde vraag. Redenen om dit niet te doen, zoals het juridische argument dat je met bijvoorbeeld een hulpvraag partijen zou kunnen bevoordelen, gaat bij een consequente opstelling van de interviewer niet op. Een geïnterviewde die het project niet doorgrondt, zal door een hulpvraag, niet opeens het project wel doorgronden. Op zijn Best Value’s: ik kan geen dominante argumenten bedenken om het niet te doen. Samenvattend: Een interview moet zo zijn ingericht dat deze stressverlagend werkt, waarmee de geïnterviewde zijn expertise kan tonen. Daarmee kan de geïnterviewde de opdrachtgever de informatie geven die nodig voor een selectie. Vragen moeten simpel en toegankelijk zijn en verduidelijkt worden als de geïnterviewde daarom vraagt. Auteur: Steven Bookelmann (Heleco) is A+ gecertificeerd Best Value Adviseur en trainer